GDPR

På Rotocon värnar vi om den personliga integriteten och eftersträvar alltid en hög nivå av dataskydd.

Denna integritetspolicy beskriver vilka externa personuppgifter som vi behandlar som personuppgiftsansvarig.

Definition av personuppgift och behandling

En personuppgift är all information som direkt, eller indirekt, kan hänföras till en fysisk levande person, exempelvis alltifrån personnummer till mailadresser. Begreppet ”behandling” omfattar det mesta man kan göra med en personuppgift. Allt från insamling och lagring till ändring, användning eller radering. Vi behöver behandla personuppgifter för att bland annat kunna fullgöra våra uppdrag, förbättra och marknadsföra våra tjänster.

Typer av behandlingar där Rotocon är personuppgiftsansvarig

De personuppgifter vi främst behandlar i typiska uppdrag är kontaktinformation som namn, mailadress, befattning, faktura-/postadress och telefonnummer. Uppgifterna finns exempelvis i våra mailkonversationer, i mötesanteckningar och kontaktregister. Ändamålet för behandling är utförande av beställt uppdrag och rättslig grund för behandling är fullgörande av avtal. Uppgifterna sparas så länge din organisation har en kundrelation med oss och upp till två år, därefter (reklamationsrätt) i vissa fall längre då det faller under exempelvis Bokföringslagen.

Intressenter och samarbetspartner

Vi kan behandla personuppgifter som namn, telefonnummer, mailadress och befattning för intressenter, kunder och samarbetspartner – alla i sin yrkesroll.

Vi behandlar de personuppgifter jobbsökande själva lämnar till oss, i de flesta fall kontaktuppgifter som mail, telefonnummer, namn och postadress. Rättslig grund för behandling är berättigat intresse där vi gjort bedömningen att vårt intresse väger tyngre än ditt skydd av personlig integritet. Uppgifterna sparas under två års tid enligt diskrimineringslagstiftningen för utlyst tjänst. Om du istället gör en spontan-eller praktikansökan via oss och vill att vi kontaktar dig om ett relevant jobb/praktikplats dyker upp, sparar vi dina ansökningshandlingar/personuppgifter upp till sex månader.

Medverkan i mailkontakt

Vi kan samla in information när du skickar mail till oss. Syftet för behandling är att kunna besvara kommentarer och förfrågningar och ge relevant information för affärsändamål. Rättslig grund för behandling är berättigat intresse där vi gjort bedömningen att vårt intresse väger tyngre än ditt skydd av personlig integritet. Uppgifterna sparas endast så länge det är nödvändigt för ändamålet.

Uppgiftslämning/insiktsarbete för analyser vi gör i kunduppdrag

I de kunduppdrag där vi har stor självständighet gällande hur personuppgifterna behandlas är vi personuppgiftsansvarig. Detta kan gälla när vi inhämtar data från offentliga handlingar. Då kan vi behandla personuppgifter som exempelvis namn, mailadress, befattning, telefonnummer eller självvalt publicerade yttringar. Rättslig grund för behandling är berättigat intresse där vi gjort bedömningen att vårt intresse väger tyngre än ditt skydd av personlig integritet. Uppgifterna sparas i upp till två år efter det att vårt uppdrag är slutfört.

Säker behandling

Att behandla personuppgifter är inte en kärnverksamhet för Rotocon. De flesta av våra uppdrag har en bred kontaktyta – företrädesvis med personer som utövar sin yrkesroll. Verksamheten är inte av den art att vi bör ha ett dataskyddsombud.

Vi sparar personuppgifter så länge det behövs enligt lag eller för att fullgöra våra åtaganden gentemot dig. Personuppgifterna raderas när de inte längre är relevanta för de ändamål som de har samlats in för.

Dina personuppgifter behandlas endast inom EU.

Vi kan komma att dela dina personuppgifter med leverantörer som tillhandahåller tjänster för oss gällande hantering av utskick och kontakt. Dessa företag får endast behandla dina personuppgifter enligt våra instruktioner och inte använda dina uppgifter för egna ändamål. Vi kan även komma att dela dina personuppgifter om det följer av lag eller myndighetsföreskrift.

Dina rättigheter

Med utgångspunkt från vad som är relevant och utifrån en intresseavvägning har du rätt till:

Rättelse och tillgång till dina personuppgifter: 

Som registrerad har du rätt att begära rättelse av felaktiga uppgifter eller ändra de personuppgifter som du lämnat. Du har också rätt att ta del av vilka personuppgifter vi har registrerade om dig. Detta gör du genom att begära ett så kallat registerutdrag.

Återkalla samtycke med framtida verkan:
Behandlar vi dina personuppgifter på den rättsliga grunden samtycke har du rätt att när som helst återkalla ditt fortsatta samtycke avseende framtida behandling.

Motsätta dig behandling:
Du har rätt att motsätta dig behandlingar som vi utför med stöd av en intresseavvägning. Du kan när som helst avsäga dig kommunikations utskick. Du kan avregistrera dig genom att kontakta oss.

Radering:
Under vissa omständigheter har du rätt att få dina personuppgifter raderade. Detta gäller dock inte om vi exempelvis är skyldiga enligt lag att bevara uppgifterna.

Begränsning av behandling:
Du kan även ha rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas. Om du begär att behandlingen av dina uppgifter ska begränsas kan det dock medföra att vi inte kan uppfylla våra eventuella skyldigheter gentemot dig under den tidbehandlingen begränsats.

Dataportabilitet:
För de fall att du vill flytta dina uppgifter från oss har du även rätt att få en kopia på de personuppgifter som rör dig samlade i ett strukturerat, maskinläsbart format. Denna rätt omfattar endast uppgifter som du själv har delat med oss.

Kontakt

Har du frågor kring vår behandling av personuppgifter, vänligen kontakta amandus@rotocon.se  

Rotocon äger rätt att fritt ändra denna policy.